Registro y control de las operaciones de mercancías

Procedimientos o métodos

De acuerdo con Lara (1999, p. 124) en todo negocio, el registro de las operaciones de mercancías es uno de los más importantes, ya que de tal registro depende la exactitud de la utilidad o pérdida en ventas. 

Existen varios procedimientos, que deben ser establecidos teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

1. Capacidad económica de la entidad

2. Volumen de operaciones

3. Claridad en el registro

4. Información deseada

Entonces, el procedimiento que se implante para el registro de las mercancías debe estar de acuerdo con los puntos anteriores.

Tipos de procedimientos más comunes:

1. Global o de mercancías generales.

2. Analítico o pormenorizado.

3. Inventarios perpetuos o continuos.

Operaciones que se pueden realizar con las mercancías:

1. Compras

2. Gastos de compra

3. Devoluciones sobre compras

4. Descuentos o rebajas sobre compras

5. Ventas

6. Devoluciones sobre ventas

7. Descuentos o rebajas sobre ventas

Cabe señalar que también se deben tomar en cuenta los inventarios inicial y final de mercancías, aunque no son operaciones como tal, son indispensables para que se pueda determinar la utilidad o pérdida en ventas.

Procedimiento Global

También llamado de mercancías generales, nos indica que todas las diferentes operaciones se deben registrar en una sola cuenta, se abre con el nombre de mercancías generales y tiene el siguiente movimiento:

Análisis del movimiento de la cuenta de mercancías generales

Inventario inicial, se carga porque representa un activo, y de acuerdo con las reglas establecidas, todo activo debe principiar por un cargo.

Compras, se cargan, porque el activo aumenta, y de acuerdo con las reglas, todo aumento del activo se carga.

Gastos de compra, se cargan porque disminuyen el capital y de acuerdo con las reglas, toda disminución del capital se carga.

Devoluciones sobre ventas, se cargan porque al concederlas el cobro es menor, entonces disminuye el capital y de acuerdo con las reglas, toda disminución del capital se carga.

Ventas, se abonan, ya que, al vender mercancía, disminuye el activo, y de acuerdo con las reglas, toda disminución del activo se abona.

Devoluciones sobre compras, se abonan porque, el activo disminuye cuando se devuelven mercancías, y de acuerdo con las reglas, toda disminución del activo se abona.

Descuento sobre compras, se abonan porque al ser concedidas a nuestro favor, el pago es menor, esto aumenta el capital y de acuerdo con las reglas, todo aumento del capital se abona.

Desventajas

1. Al terminar el ejercicio no se puede conocer por separado el importe de las ventas, el de las compras, el de los gastos de compra y de las devoluciones y descuentos o rebajas sobre compras y sobre ventas, por estar reunidos en la misma cuenta de mercancías generales, lo cual dificulta la formación del estado de resultados.

2. No se puede conocer en un momento dado, el valor del inventario final de mercancías, puesto que no existe ninguna cuenta que controle las existencias de mercancías.

3. No es posible descubrir si ha habido extravíos, robos o errores en el manejo de las mercancías, ya que no es posible determinar con exactitud el valor de las mercancías que debiera haber, porque no hay ninguna cuenta que controle las existencias de mercancías.

4. Para conocer el valor del inventario final es preciso hacer un recuento físico de las existencias, labor que algunas veces obliga a cerrar la empresa para poder llevarla a cabo, principalmente cuando hay que medir, pesar o contar una gran variedad de artículos.

5. No se puede conocer rápidamente el costo de lo vendido ni la utilidad o pérdida bruta, mientras no se conozca el valor del inventario final.

Debido a lo mencionado, este procedimiento es empleado únicamente en empresas de poca capacidad económica o de poco movimiento en el manejo de mercancías.

Procedimiento analítico

También llamado pormenorizado, consiste en abrir una cuenta especial en el libro mayor para cada uno de los conceptos que forman el movimiento de la cuenta de mercancías generales.

Entonces, en este procedimiento se establecen las siguientes cuentas:

1. Inventarios
2. Compras
3. Gastos de compra
4. Devoluciones sobre compras
5. Descuentos sobre compras
6. Ventas
7. Devoluciones sobre ventas
8. Descuentos sobre ventas

Las cuentas que se abren para cada uno de los conceptos de las mercancías se conocen con el nombre de cuentas auxiliares o cuentas de mercancías.

Movimiento y saldo de las cuentas de mercancías generales

Cada cuenta de mercancía tiene su propio movimiento y saldo:

Esta cuenta se debe considerar como cuenta del activo circulante, ya que su saldo representa la existencia de mercancías, al momento de que se empiezan a efectuar operaciones de compra y venta de mercancías, su saldo ya no corresponde a la existencia, se debe considerar simplemente como cuenta de mercancías. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe sumar a l valor de las compras netas, para determinar la suma o total de mercancías.

Como la cuenta es deudora, expresa el valor total de la compra de mercancías efectuadas durante el ejercicio.

Esta cuenta es deudora y expresa el total de los gastos efectuados por las compras, para determinar las compras totales.

Como esta cuenta es acreedora, expresa el valor total de las mercancías devueltas a los proveedores, al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las compras totales para determinar las cuentas netas.

El saldo de esta cuenta es acreedor, y expresa el valor total de los descuentos obtenidos sobre el precio de las mercancías compradas. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las compras totales, para determinar las compras netas.

El saldo de esta cuenta es acreedor, expresa el valor total de las ventas de mercancías efectuadas durante el ejercicio.

El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el valor total de las mercancías devueltas por los clientes. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las ventas totales para determinar las ventas netas.

El saldo de esta cuenta es deudor, expresa el valor total de los descuentos concedidos sobre el precio de las mercancías vendidas. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las ventas totales para determinar las ventas netas.

Ventajas

1.  En cualquier momento se pueden conocer el valor del inventario inicial, el de las ventas, el de las compras, el de los gastos de compra, el de las devoluciones y descuentos sobre compras y sobre ventas, debido a que para cada uno de estos conceptos se ha establecido una cuenta especial.

2. Se facilita la formación del estado de resultados, debido a que se conoce por separado el valor de cada uno de los conceptos con que se forma.

3. El registro de las operaciones de mercancía es más claro.

Desventajas

1. No se puede conocer en un momento dado el valor del inventario final de mercancías puesto que no existe ninguna cuenta que controle las existencias.

2. No es factible descubrir si ha habido extravíos, robos o errores en el manejo de las mercancías ya que no es posible determinar con exactitud el valor de las mercancías que debiera haber, porque no hay ninguna cuenta que controle las existencias.

3. Para conocer el valor del inventario final, es preciso hacer un recuento físico de las existencias, labor que algunas veces obliga a cerrar el negocio, principalmente cuando hay que medir, pesar o contar con una gran variedad de artículos.

4. No se puede conocer rápidamente el costo de lo vendido ni la utilidad o la pérdida bruta, mientras no se conozca el valor del inventario final.

Al presentarse estas desventajas, este procedimiento solamente es empleado en negocios de escasa capacidad económica.

Inventarios perpetuos

Consiste en registrar las operaciones de mercancías de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, del costo de lo vendido y de la utilidad o de la pérdida bruta, ya que no es posible con los procedimientos mencionados anteriormente.

Ventajas

1. Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final, sin necesidad de hacer inventarios físicos.

2. No es necesario cerrar la entidad para determinar el inventario final de mercancías, ya que hay una cuenta que controla las mercancías.

3. Se pueden descubrir los robos, extravíos o errores ocurridos durante el manejo de las mercancías, ya que se conoce con exactitud el valor de la mercancía que debiera haber.

4. Se puede conocer en cualquier momento el costo de lo vendido.

5. Se puede conocer en cualquier momento el valor de la utilidad o de la pérdida bruta.

Al presentar estas ventajas, el procedimiento se utiliza en empresas importantes, además tiene el máximo de aplicación en la actualidad.

Cuentas empleadas en este procedimiento:

Almacén, es de activo circulante y se maneja exclusivamente a precio de costo, su saldo es deudor y se expresa en cualquier momento la existencia de mercancías (inventario final).

Costo de ventas, es cuenta de mercancías y se maneja a precio de costo, su saldo es deudor y expresa el costo de lo vendido.

Ventas, es cuenta de ventas que se maneja a precio de venta; su saldo es acreedor y expresa las ventas netas, sin embargo, al terminar el ejercicio cuando recibe el traspaso del costo de lo vendido, se convierte en una cuenta de resultados, pues su saldo expresa la utilidad bruta si es acreedor o la pérdida bruta si es deudor.

Fuentes Bibliográficas:

1. Lara, E. (1999). Primer Curso de Contabilidad, en Registro y control de las operaciones de mercancías (pp. 124-146). México: Trillas.